Redação Oficial – documentos oficiais: tipos, composição e estrutura

Dando início aos tipos de documentos oficiais, vamos começar pela Portaria, que é um documento normativo infralegal, ou seja, tem forma de lei, mas não tem poder de lei. É usado pela administração pública direta ou indireta, a fim de ordenar que se cumpra uma instrução ou várias, determinadas por ela.

Existem quatro tipos de portarias no universo da redação oficial: a primeira delas é a Portaria Geral, que é uma instrução voltada para uma determinada categoria de funcionários. Exemplo: portaria sobre ações para atendimento à pacientes com dengue, voltada para os servidores da área da saúde de uma determinada prefeitura.

A segunda é a Portaria Especial: trata-se de uma instrução sobre uma situação específica, com validade jurídica específica, normalmente sobre um determinado indivíduo. Exemplo: Governador, através de portaria, torna público o afastamento do secretário de saúde do estado.

Principais documentos oficiais: portarias interna e externa

A Portaria Interna é um tipo de redação oficial em que um conjunto de instruções são dadas por autoridades a funcionários em repartições públicas. Exemplos: Secretária do Meio Ambiente lançou portaria que estabelece os equipamentos de segurança dos funcionários da limpeza pública.

Já a Portaria Externa é a instrução dada à população em geral ou um grupo de pessoas. Exemplo disso é quando o Prefeito decreta portaria que estabelece critérios para acesso à cesta básica pelas famílias carentes.

Decreto e Edital

Decreto é um dos tipos de documentos da redação oficial ligados a atos administrativos emanados exclusivamente do chefe do executivo do país, dos estados e dos municípios. Tem como finalidade ordenar ou reforçar o cumprimento de uma lei. Os decretos podem ser divididos em:

• Decreto individual: normas direcionadas a um determinado grupo ou pessoa. Exemplo: exonerações, nomeações ou desapropriações.
• Decreto geral: normas gerais para pessoas que se encontram em situação semelhante a que é objeto do decreto.

Edital é um documento que traz definições, informações e comunicados oficiais. São afixados em locais públicos ou anunciados em rádios, jornais e televisão para conhecimento de toda a população interessada.
Existem diversos tipos de edital, tais como:

• Edital de concursos: tem por objetivo expor as regras do concurso para seleção de funcionários efetivos do setor público ou sociedade mista.
• Edital de licitação: é realizado para contratação de empresas para realização de serviços para o setor público. Nele consta todas as regras para participar da licitação.
• Edital de citação: é utilizado para convocar um réu com paradeiro desconhecido a se apresentar em local determinado no edital.
• Edital de proclamas: é uma solicitação publicada em cartórios para noivos que vão se casar no civil e moram em locais diferentes.

Tipos de documentos oficiais: o Ofício

O ofício é um dos tipos de documentos oficiais emitidos por prefeituras ou outros órgãos pertencentes ao estado, a fim de expedir comunicados oficiais entre figuras públicas. Existem diversos formatos de ofícios, entre os mais usados estão:

• Ofício de comunicação: é utilizado para informar ou comunicar algo entre os entes públicos ou entre um ente particular e a administração pública.
• Ofício de solicitação: é utilizado para solicitar informações, materiais, demandas e propostas.
• Ofício de pedidos ou requerimento: é parecido com o ofício de solicitação, porém, traz especificidades em relação a cada tipo de situação, como por exemplo: um ofício solicitando material de limpeza para secretaria de assistência social.
• Ofício de patrocínio: utilizado para pedir recursos para novos projetos, eventos ou ações específicas.
• Ofício judicial e jurídico: o ofício judicial é enviado por um juiz a fim de pedir maiores informações, esclarecimentos ou notificar autoridades privadas ou públicas sobre determinado assunto.

O ofício jurídico se destina apenas aos componentes do judiciário brasileiro e advogados.
Para cada tipo de ofício há um pronome de tratamento que deve ser utilizado de acordo com a autoridade a quem será enviado o documento.

Memorando

O Memorando é também um documento oficial, usado para comunicar informações, tratar assuntos de maneira objetiva e clara em órgãos do setor público ou privado. São textos curtos para facilitar seu entendimento e podem emitidos na forma de correspondência, publicações em murais ou jornais oficiais e por meio eletrônico.
Existem dois tipos de memorando:

• Memorando interno: é usado na transmissão de informações internamente em um empresa ou órgão público.
• Memorando externo: utilizado no despacho de documentos com informações concisas, claras e objetivas entre entes públicos ou privados.

Tipos de documentos oficiais: Ata

A Ata é documento onde se registra todos os fatos e assuntos tratados em uma reunião seja ela da empresa, de uma assembleia, de uma igreja ou de um órgão público. São registros com valor legal com objetivo de garantir que seja cumprido o que ficou decidido ali.

Uma Ata deve conter as seguintes informações:

• Abertura da reunião com data, hora e local e nome da empresa ou órgão.
• Legalidade da reunião: deve constar o quórum necessário para validade da reunião de acordo com o estatuto da empresa ou órgão.
• Expediente da reunião: registrados os nomes dos presentes e ausentes (com justificativas) e os informes e avisos.
• Ordem do dia: são registrados todos os assuntos tratados em ordem cronológica, bem como o resultado da reunião, as propostas e decisões tomadas.
• Desfecho e encerramento: traz as considerações finais.

A Ata deve seguir algumas regras para sua elaboração como:

• Separação por alíneas ou parágrafos.
• Não conter abreviaturas
• Não conter rasuras, corretivos ou emendas no texto.
• Números escritos por extenso
• Verbos no pretérito perfeito.

Tipos de documentos oficiais: Circular

A circular é uma carta oficial expedida pela autoridade máxima de uma instituição ou departamento a fim de regulamentar determinadas regras e padronizar condutas internas. São destinadas a várias pessoas.

As circulares podem ser impressas, digitalizadas ou fotocopiadas, sendo entregues pelos correios, por e-mail ou por fax, dependendo do tipo de assunto tratado e da abrangência que se deseja alcançar.

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