6 dicas sobre técnicas de digitalização de documentos

A digitalização ou escaneamento de documentos consiste na conversão de páginas físicas em páginas virtuais por meio de equipamentos específicos para cada demanda. Conheça algumas técnicas de digitalização de documentos aqui.
Fazendo isso, espera-se armazenar e preservar documentos importantes de forma apropriada e com qualidade.

Mas para obter bons resultados, é preciso colocar em prática certas técnicas. Digitalizar documentos é uma forma eficaz de organizar, guardar e compartilhar informações.

As versões virtuais ficam protegidas de danos que poderiam tirar o valor das versões físicas como manchas, rasgos ou rabiscos. Além disso, é rápido e fácil acessar e utilizar os documentos digitalizados sem correr o risco de danificá-los ou perdê-los.

Embora as versões originais não devam necessariamente ser descartadas depois que houver o escaneamento, elas não precisarão ser acessadas com tanta frequência e portanto também ficarão preservadas.

1. Técnicas de digitalização: preparação dos documentos

Antes de começar o processo, é preciso se certificar de que os documentos originais estão corretamente selecionados, avaliados, identificados e organizados. Isso é vital para evitar retrabalho e indexação incorreta. Todas as páginas precisam estar limpas, legíveis, sem grampos, clipes ou algo que possa atrapalhar a digitalização.

O processo pode ser feito com conjuntos de documentos ou peças avulsas, mas em ambos os casos é preciso muita atenção para não descontextualizar o documento, tornando difícil encontrá-lo e reconhecê-lo tanto no meio físico quanto no meio virtual.

2. Técnicas de digitalização: qualidade e preservação

As seguintes medidas podem ser aplicadas para garantir tanto a qualidade do arquivo digitalizado quanto a preservação do arquivo original:

• • Escolha de resolução adequada no momento de escanear;
• • Escolha de cores e tamanho;
• • Compressão dos formatos;
• • Configuração do equipamento utilizado;
• • Análise das características e estado de conservação do documento físico;
• • Verificação do tipo e tamanho de papel existente;
• • Verificação de compatibilidade entre os arquivos físicos e os equipamentos.

3. Técnicas de digitalização: equipamentos

Todos os seguintes equipamentos têm a função de digitalizar arquivos, mas oferecem funcionalidades diferentes visando atender demandas específicas:

• Scanner de mesa;
• Scanner planetário;
• Scanner para digitalização de livros;
• Câmeras digitais;
• Scanner de produção e alimentação automática;
• Scanner para digitalização de microformas, microfilmes e microfichas;

4. Equipamento para digitalização de negativos e diapositivos fotográficos.

Usar o equipamento compatível com o tipo de documento a ser escaneado possibilita resultados de alta qualidade, legíveis e confiáveis, além de preservar a integridade do documento original por evitar o desgaste do mesmo no momento do escaneamento.

5. Técnicas de digitalização: indexação

Depois de serem digitalizados, os documentos precisam ter sua qualidade analisada e serem formatados segundo os padrões estabelecidos. Depois disso, é o momento de indexá-los, identificando-os com nome único e definitivo e armazenando-os em locais previamente estabelecidos para que possam ser facilmente localizados e identificados.

A respeito do nome a ser dado ao arquivo, deve-se evitar erros de digitação e prezar pela padronização. Também deve-se evitar o uso de caracteres especiais como parênteses, acentos, espaços em branco, entre outros visto que esses podem dificultar a comunicação entre sistemas e gerar incompatibilidades.

6. Técnicas de preservação

Quanto à preservação dos arquivos digitais, recomenda-se utilizar métodos seguros e confiáveis de armazenamento, incluindo soluções pagas, visando preservar a integridade e o acesso ao documento digitalizado por período indeterminado.

Essa também é uma forma de gerenciar melhor os documentos e o espaço ocupado por eles, além de mantê-los disponíveis e autênticos.